Jeszcze do niedawna pomiędzy zarządami wspólnot a pełnomocnikami miasta często iskrzyło. Wspólnoty uważały, że miejscy urzędnicy niepotrzebnie wtrącają się w ich sprawy, a przedstawiciele ZGN-ów nie utożsamiali się ze wspólnotami, traktowali je z góry, w typowo urzędniczy sposób.
Jak obecnie układa się współpraca pełnomocników ze wspólnotami, a w szczególności z zarządami wspólnot? Czy jest ona konstruktywna, czy może w grę wchodzi sprzeczność interesów? Zapytaliśmy o to obie strony, przedstawiciela Zarządu Wspólnoty jednego z dużych warszawskich budynków mieszkalnych na Mokotowie, Pana Jerzego Bitnera oraz Panią Pełnomocnik Joannę Duży reprezentującą ZGN Mokotów DOM „Wiśniowa”.
Jest Pan członkiem Zarządu Wspólnoty już od kilkunastu lat. Jak ocenia Pan współpracę waszego Zarządu z Pełnomocnikiem Miasta?
Jerzy Bitner: Obecnie nasza współpraca jako Zarządu Wspólnoty z Panią Pełnomocnik układa się bardzo dobrze, wręcz wzorowo i oczywiście nas to cieszy. Jest to jednak rezultat zmian, jakie dokonują się w ciągu minionych kilku lat w ZGN Mokotów. W naszym odczuciu zmieniło się bardzo dużo i to zdecydowanie na lepsze.
Kiedyś bywało tak, że pełnomocnik pojawiał się tylko raz w roku, na zebraniu właścicieli lokali. Z natury rzeczy wiedział więc bardzo niewiele o tym, co dzieje się w budynku, co robi zarząd wspólnoty, jakie są potrzeby, oczekiwania czy plany mieszkańców danej nieruchomości.
Pełnomocnik taki ograniczał się jedynie do zapoznania ze sprawozdaniem zarządu i patrzył właściwie tylko na liczby, na to ile wspólnota wydaje pieniędzy i na co. Tacy pełnomocnicy prezentowali wybitnie urzędniczą, formalistyczną postawę. Często „na wszelki wypadek” byli na NIE.
Na zebraniach rocznych byli traktowani przez innych właścicieli lokali z niechęcią, na zasadzie: przyszedł jakiś urzędas i wymądrza się, a nawet nie zna budynku, nigdy w nim nie był. Trudno zresztą odmówić temu odczuciu racji.
Kiedy w 1994 roku weszła w życie ustawa o własności lokali i dopiero powstawały wspólnoty mieszkaniowe, istniały Zarządy Budynków Komunalnych. Wcześniej te jednostki zarządzały wszystkimi budynkami wielorodzinnymi na terenie Warszawy. Wielu pracowników ZBK było przyzwyczajonych do sprawowania wobec mieszkańców budynków funkcji nadzorczej, a nie partnerskiej i co tu ukrywać, części z tych osób trudno było z dnia na dzień przestawić się na inne myślenie. W 2004 roku ZBK zostały przekształcone w ZGN (Zakłady Gospodarowania Nieruchomościami).
Z kolei w zarządach wspólnot często było wiele osób wybranych przypadkowo, niemających nawet elementarnej wiedzy o zarządzaniu nieruchomościami, o przepisach prawa w tym zakresie. Oczekiwania i postulaty zarządów wspólnot opierały się więc na pobożnych życzeniach, a nie na planach mających realne podstawy.
Potrzeba było wielu lat, aby powstał model konstruktywnej współpracy pomiędzy zarządami wspólnot a ZGN-ami. Przynajmniej nasz Zarząd Wspólnoty może otwarcie o takim modelu powiedzieć.
My mieliśmy to szczęście, że od pewnego czasu trafialiśmy na pełnomocników, którzy nie byli zamknięci w sobie, nie stwarzali dystansu, nie odnosili się do członków zarządu czy mieszkańców z poczuciem wyższości. Wręcz przeciwnie, chętnie służyli nam życzliwą radą czy podpowiedzią.
Jak zatem ta współpraca wspólnoty z pełnomocnikiem miasta wygląda obecnie?
Jerzy Bitner: Obecna Pełnomocnik Pani Joanna Duży utrzymuje z naszym Zarządem regularny kontakt. Odwiedza nasz budynek, ocenia postęp prac remontowych, a także wiele rzeczy nam podpowiada. A my z przyjemnością korzystamy z jej fachowej wiedzy, bo nie uważamy, że jesteśmy najmądrzejsi, chętnie słuchamy profesjonalnych opinii i sugestii.
No i oczywiście nie jest tak, że Pani Pełnomocnik dopiero tuż przed zebraniem rocznym dowiaduje się, co robiła wspólnota, jakie realizowała inwestycje, jakie napotkała problemy. Nasza Pani Pełnomocnik brała aktywny udział w tegorocznym zebraniu i występowała w roli prawdziwego współwłaściciela domu, była rzeczniczką gruntownej modernizacji budynku. W niczym nie przypominało to typowo urzędniczego myślenia, postępowania. Każdej wspólnocie, każdemu zarządowi życzymy takiego pełnomocnika.
Dodać jednak muszę, że z pewnością duża w tym zasługa obecnej dyrekcji ZGN Mokotów. Mieliśmy okazję kilkakrotnie spotkać się z Panią Dyrektor Anną Rzepką i każde z tych spotkań było konstruktywne i partnerskie. Widać wyraźnie, że pani Dyrektor bliskie są sprawy wspólnot i mieszkańców. Przypuszczam, że obecne nowoczesne podejście pełnomocników Miasta do współpracy z zarządami wspólnot wynika w dużej mierze z inspiracji dyrekcji ZGN.
Co jest Pana zdaniem niezbędne do tego, aby współpraca Zarządu Wspólnoty z ZGN układała się konstruktywnie?
Jerzy Bitner: Przede wszystkim dobra wola z obu stron. Trzeba pamiętać, że obecnie ZGN nie jest organem nadzorczym w stosunku do Wspólnoty, a Miasto nie jest władzą, ale współwłaścicielem nieruchomości (jeśli w budynku są lokale należące do miasta).
Pełnomocnik miasta reprezentuje zatem współwłaściciela nieruchomości i cała rzecz w tym, by czuł się również współgospodarzem budynku.
Drugim bardzo ważnym czynnikiem jest wiedza i fachowość zarówno pełnomocnika, jak i członków zarządów wspólnoty. Pełnomocnicy z reguły mają wystarczającą wiedzę, ale z zarządami wspólnot bywa różnie, bo niekiedy wybierane są do nich osoby niemające na co dzień nic wspólnego z tymi zagadnieniami. Właśnie dlatego czasem zdarza się, że takie zarządy wysuwają pod adresem ZGN żądania lub postulaty niepoparte żadnymi prawnymi argumentami. To staje się przyczyną różnych nieporozumień, a nawet konfliktów i wtedy trudno mówić o dobrej współpracy.
A zatem fachowość przydaje się z obu stron, bo wtedy możliwa jest merytoryczna dyskusja i wymiana racjonalnych argumentów.
Dla zarządów wspólnot bardzo ważne chyba jest poparcie wszystkich właścicieli lokali, w tym również miasta?
Jerzy Bitner: Ależ oczywiście, bez tego nic byśmy nie zrobili! Wiem, że są i takie wspólnoty, w których trudno jest przegłosować jakąkolwiek uchwałę, bo wśród właścicieli lokali są różne skonfliktowane grupy z własnymi ambicjami. Takie budynki na tym wiele tracą, bo zarządy nie są w stanie stworzyć żadnego programu działania, a to co robi taka wspólnota jest wypadkową różnych często sprzecznych oczekiwań. Bywa też tak, że mieszkańcy na co dzień w ogóle nie wiedzą co robi i jak działa zarząd wspólnoty. Na zebraniach ludzie kłócą się ze sobą, obrażają się na siebie, niektórzy wychodzą w połowie zrezygnowani. Czy w takiej wspólnocie można coś zdziałać? A jeśli jeszcze wspólnota jest skonfliktowana z pełnomocnikiem miasta, to niczego dobrego to nie wróży dla takiego budynku.
My od początku postawiliśmy na otwartość i jawność naszego działania, a także na fachowość. Regularnie informujemy mieszkańców o wszystkim co dzieje się w budynku, o jego potrzebach i naszych działaniach. Jako jedna z niewielu chyba wspólnot wydajemy nawet gazetkę dla mieszkańców.
Bazujemy przede wszystkim na opiniach fachowców: inspektorów budowlanych, inżynierów z wieloletnim doświadczeniem w tej branży, prawników. Stawiamy na profesjonalizm. Dzięki takim działaniom udało nam się uzyskać to, że ogromna większość właścicieli lokali utożsamia się ze sprawami naszego Domu, żywo się tym interesuje, często przedstawia nam różne pomysły czy postulaty. Mieszkańcy naszego budynku wiedzą, że działamy fachowo, że to co robimy nie jest rezultatem naszych radosnych pomysłów, ale opiera się na wiedzy technicznej, budowlanej i na przepisach prawa.
Stworzyliśmy wieloletni program gruntownej modernizacji budynku i konsekwentnie go realizujemy. 15 lat temu nasz budynek był zaniedbany, brudny, brzydki, bardzo awaryjny, część mieszkańców z niego wyprowadziła się, bo nie chciała tu mieszkać. A dziś nasz dom może być chyba wzorcem dla wielu innych. Zrobiliśmy naprawdę bardzo dużo, wymieniliśmy wszystkie instalacje, wykonaliśmy nową elewację i balkony, mamy nowe windy, wideodomofony, monitoring, zadbane podwórko i dobrze zorganizowany parking… To wszystko było możliwe również dzięki dobrej, konstruktywnej współpracy z ZGN Mokotów.
Chodzi nie tylko o to, by wszystkim mieszkało się w naszym Domu komfortowo i bezpiecznie, ale wizerunek i stan budynku ma przecież bardzo znaczący wpływ na wartość znajdujących się w nim mieszkań. A to oczywiście ma niebagatelne znaczenie dla każdego właściciela lokalu. Dla Miasta również.
A teraz zapytajmy Panią Pełnomocnik Miasta Joannę Duży, jak wygląda współpraca z zarządami wspólnot z jej punktu widzenia. Jak Pani zdaniem powinien działać dobry pełnomocnik Miasta?
Joanna Duży: Moim zdaniem dobry pełnomocnik powinien być przede wszystkim profesjonalistą, znać doskonale obowiązujące przepisy dotyczące funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych.
Powinien też umieć pogodzić interesy Miasta, które reprezentuje, z interesami właścicieli lokali we wspólnotach. Zasadniczym błędem jest przyjmowanie założenia, że Miasto i wspólnota mieszkaniowa to są przeciwstawne sobie strony. To nieprawda.
Miasto tak samo jak wspólnoty mieszkaniowe jest zainteresowane tym, aby stan budynków, w których są lokale komunalne, był jak najlepszy. Przecież to są zasoby lokalowe Miasta.
A zatem oznacza to, że dobry pełnomocnik nie powinien działać wyłącznie zza biurka, ale odwiedzać budynki, które są mu przydzielone i utrzymywać stały kontakt z zarządami wspólnot?
Joanna Duży: Zdecydowanie tak! Dobra współpraca z zarządami wspólnot pozwala pełnomocnikowi poznać problemy i potrzeby mieszkańców, stan budynków. Tego nie da się zrobić wyłącznie zza biurka.
Ponadto taka współpraca sprawia, że pełnomocnik nie jest zaskakiwany na zebraniu rocznym właścicieli lokali w danej wspólnocie jakimiś projektami uchwał, o których wcześniej nie wiedział. Jeśli na przykład wcześniej wiem, że dany budynek wymaga remontu dachu, windy czy klatki schodowej, bo byłam tam, zapoznałam się ze stanem tego domu, to wiem również, dlaczego wspólnota proponuje podjąć uchwałę w tej sprawie. I wtedy z czystym sumieniem i pełnym przekonaniem mogę taką uchwałę poprzeć. Mogę do zebrań przygotować się znacznie wcześniej.
Takie zaangażowanie pełnomocnika w sprawy wspólnot oznacza jednak dla Pani dodatkowy wysiłek i poświęcony na to czas, prawda?
Joanna Duży: Na pewno tak, ale to procentuje. Styl pracy ZGN Mokotów zmienia się, jestem przekonana, że zdecydowanie na lepsze. Nasza Dyrekcja działa nowocześnie, przy założeniu, że Miasto jest partnerem wspólnot mieszkaniowych, współgospodarzem budynków, a nie przeciwnikiem.
Moje doświadczenie wykazuje, że rozmawiając bezpośrednio z zarządami wspólnot, można wiele problemów rozwiązać od ręki, a także wzajemnie się rozumieć. To jest bardzo ważne. Przecież tak naprawdę chodzi nam o dobro mieszkańców, o jak najlepszy stan budynków, których Miasto jest współwłaścicielem. Gramy do jednej bramki!
Przedstawiciel Zarządu Wspólnoty, z którym rozmawialiśmy, jest bardzo usatysfakcjonowany współpracą z Panią i ZGN Mokotów, nie szczędził pod Pani adresem pochlebnych słów. A jak wygląda Pani współpraca z innymi wspólnotami?
Joanna Duży: To bardzo miłe, jeśli moja praca spotyka się z uznaniem zarządów wspólnot. To daje satysfakcję z tego, co robię, jak działam. Są takie zarządy, które działają profesjonalnie, a ponadto z ogromnym zaangażowaniem w sprawy wspólnoty. Widać, że ci ludzie naprawdę chcą coś zrobić dla swojego domu, nie szczędzą czasu i wysiłku.
Muszę zaznaczyć, że odnoszę się z dużym szacunkiem i uznaniem do pracy tych zarządów wspólnot, które potrafią zjednoczyć swoich mieszkańców, opracować mądre plany modernizacji budynków i konsekwentnie je realizują. Zarządy wspólnot nie mają przecież łatwego zadania, bo we wspólnotach są różni właściciele lokali, różne są postawy i oczekiwania.
Ja zawsze staram się, aby współpraca z zarządami z mojej strony przebiegała konstruktywnie i bez niepotrzebnych zgrzytów. Na zebraniach rocznych spotykam się nie tylko z zarządami, ale i wieloma właścicielami lokali. Ludzie bywają bardzo różni. Jedni rozumieją uwarunkowania i przepisy, inni zajmują postawy roszczeniowe, często niepoparte żadnymi logicznymi i merytorycznymi argumentami. Nam się należy, my żądamy, ja tak uważam, ja tak chcę…
Niestety, zdarzają się i takie zarządy wspólnot, które nie są przygotowane do zarządzania nieruchomością, nie mają nawet podstawowej wiedzy w tym zakresie. Co więcej, czasem oczekują nawet, że to pełnomocnik Miasta jest obowiązany załatwiać dla nich jakieś sprawy czy wnioski. Z takimi zarządami i wspólnotami współpracuje się bardzo ciężko i nie ukrywam, że nieraz kosztuje to wiele nerwów.
Umiem, jak sądzę, przyjąć taką postawę, która pozwala rozwiązać nawet sytuacje konfliktowe i wyjaśnić nieporozumienia. Jeśli ludziom spokojnie się wyjaśni, co stanowią przepisy, co jest możliwe, a co nie, często nawet ci najbardziej radykalni i nastawieni niechętnie przyjmują te argumenty.
Generalnie uważam, że urzędnik jest dla ludzi, na tym polega moja praca. Kompetencja, rzeczowość, uprzejmość, a gdy potrzeba – także stanowczość i zdecydowanie. Takimi zasadami staram się kierować.
Na koniec oddajmy głos Pani Annie Rzepce, p.o. Dyrektora ZGN Mokotów. Przedstawiliśmy przykład bardzo dobrej, nowoczesnej współpracy pełnomocnika m.st. Warszawy z jedną ze wspólnot mieszkaniowych. Czy zdaniem Pani Dyrektor taka konstruktywna współpraca wspólnoty mieszkaniowej z pełnomocnikiem m. st. Warszawy jest w ZGN Mokotów standardem, czy może pojedynczym przypadkiem?
Anna Rzepka: Jestem w pełni przekonana, że konstruktywna współpraca wspólnoty mieszkaniowej z pełnomocnikiem m. st. Warszawy jest obecnie standardem. Współdziałanie mieszkańców z przedstawicielami miasta przynosi wiele pozytywnych rezultatów.
Pełnomocnik nie tylko reprezentuje interesy samorządu, ale też wspiera wspólnotę mieszkaniową, udziela pomocy oraz przekazuje fachowe informacje. Wspólnoty oraz Zarządcy nieruchomości są na bieżąco informowani przez pracowników mojej jednostki o zmieniających się przepisach prawnych, wytycznych oraz licznych projektach miejskich. Wzajemne wsparcie i zaangażowanie prowadzą do tworzenia przyjaznego i zgranego środowiska, które jest dumą społeczności lokalnej.
Nasze poczynania są doceniane przez mieszkańców, którzy kontaktują się ze mną i chwalą działania moich współpracowników. Jest to dla mnie powód do radości oraz motywacja do dalszego działania.
Czy to oznacza, że Dyrekcja ZGN Mokotów stara wykreować nowy model działania swoich pracowników, bardziej przyjazny wspólnotom mieszkaniowym?
Anna Rzepka: Z determinacją dążę do stworzenia nowego modelu działania, który koncentruje się na budowaniu bardziej przyjaznych relacji ze wspólnotami mieszkaniowymi oraz zrozumieniu ich potrzeb i oczekiwań.
Przez otwartą komunikację i regularne spotkania, Pełnomocnicy starają się słuchać i aktywnie reagować na problemy zgłaszane przez mieszkańców.
Zdaję sobie sprawę, że tworzenie bardziej przyjaznego modelu działania wymaga zaangażowania wszystkich pracowników. Z tego względu regularnie organizowane są spotkania wewnętrzne, podczas których Pełnomocnicy wymieniają swoje doświadczenia. Zależy nam na kształtowaniu profesjonalnego wizerunku firmy i chcemy być postrzegani przez przedstawicieli wspólnot mieszkaniowych jako podmiot dający faktyczne wsparcie merytoryczne.
Jak rozumiemy, chce Pani Dyrektor sprawić, aby pracownicy ZGN nie byli postrzegani, jako „urzędasy” czyli ludzie o skostniałym sposobie myślenia, utrudniający działalność wspólnotom mieszkaniowym, lecz jako kompetentni, fachowi, rzeczowi, empatyczni współgospodarze budynków dobrze współpracujący ze wspólnotami?
Anna Rzepka: Niestety, pomimo wielu zmian na przestrzeni lat, urzędnicy nadal postrzegani są przez pryzmat krzywdzących stereotypów. Cieszy mnie natomiast, że te uprzedzenia szybko znikają po poznaniu moich współpracowników, którzy w większości przypadków z zaangażowaniem i profesjonalizmem wykonują swoje obowiązki. Właśnie te pozytywne doświadczenia przyczyniają się do zmiany spojrzenia na nasz zawód, który jest zawodem niewdzięcznym i bardzo sporadycznie wybieranym przez młodsze pokolenia.
Moim współpracownikom pragnę przede wszystkim przekazać to, czego sama nauczyłam się na początku mojej kariery zawodowej. W pracy, niezależnie od branży czy stanowiska, najważniejszy jest szeroki horyzont myślowy oraz umiejętność analizowania wszelkich aspektów danej sprawy. Nie akceptuję rozwiązań bazujących na zaszłościach (…bo tak zawsze było…), które nie przystają do obecnej rzeczywistości. To podejście pozwoliło mi na przejście wszystkich szczebli w zarządzanej przeze mnie jednostce, dlatego obecnie staram się tworzyć takie warunki pracy by każdy mógł rozwijać swoje umiejętności, wdrażać w życie ciekawe pomysły, pogłębiać wiedzę i przekazywać ją na zewnątrz.
Zależy mi na pozytywnym wizerunku naszej jednostki i cieszę się gdy pewne stereotypy przechodzą do lamusa, jednakże zdaję sobie sprawę, że przed nami jeszcze sporo ciężkiej pracy. Natomiast mam szczęście pracować z ludźmi, którzy podzielają moje podejście do zarządzania i chętnie wspierają w jego realizacji.
